Сочинение на тему я имею в школе право голоса

этикет телефонного общения и делового письма

бизнес делается не только на основе, но и на этической. мировые связи обязывают деловых людей знать правила хорошего тона и  делового этикета  других стран. здесь нарушение правил  этикета  могут даже к разрыву деловых связей и обернуться потерей рынков сбыта. быть просто вежливым и доброжелательным недостаточно. в деловом  этикете  общие принципы приобретают специфические черты и могут быть выражены в следующих основных правилах:

• будьте во всем пунктуальны;

• не говорите лишнего;

• думайте не только о себе, но и о других;

• одевайтесь как принято;

• говорите и пишите хорошим языком. [1]

о последнем правиле, которое не маловажно и в  телефонных  переговорах, и в составлении делового письменного документа, пойдет речь в нашей статье. телефонные разговоры – составная часть бизнес-общения. американский  специалист  по  организации   а. макензи среди 15 основных причин потери времени руководителем поставил на первое место телефонные звонки. [3] специалисты подсчитали, что плохая подготовка к телефонному разговору, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли у некоторых деловых людей на четверть сокращает их полезное  рабочее время. у большинства людей до трети телефонного разговора занимают повторения, ненужные паузы и просто множество лишних слов.

психологи , что исход беседы на 90% решает не “что” говорится, а “как”. [4] согласитесь, что с бодрым, энергичным собеседником, несущим позитивный “заряд” разговаривать намного приятнее и интересней, чем с вялым и незаинтересованным.

когда в офисе раздается звонок, трубку следует поднимать до третьего-четвертого звонка. лучше всего использовать единую форму : во-первых – это солидно, во-вторых – компания приобретает лицо, свой собственный стиль. во многих компаниях установлены мини-атс, поэтому во время переключения нужно сообщить абоненту, в какой отдел или на какого сотрудника его переключают. во время разговора также следите, чтобы клиент не получил информации, для него не предназначенной. это происходит в тех случаях, когда сотрудник прикрывает трубку для уточнения у  коллег  какой-нибудь детали. разумнее будет воспользоваться кнопкой “mute”, которой оснащены все современные аппараты.

для международных деловых телефонных разговоров желательно использование форм вежливого обращения, таких как: could you …, would you …, can i …, i’d like to speak to … и т. п. слово “нет” усложняет положительное решение проблемы. искреннее стремление быстро и эффективно клиенту в большинстве случаев нейтрализует назревающий конфликт. по телефону даже слышно улыбку! специалисты по  технике  и культуре телефонных переговоров рекомендуют не просто улыбаться, а “улыбаться глазами”, тогда голос приобретает доброжелательную, мягкую окраску. по этикету при равных условиях первым завершает разговор тот, кто позвонил. однако если это беседа с начальником, то инициатива завершения разговора в любом случае исходит от него. если беседа затягивается, то стоит воспользоваться следующими фразами: “можно считать, что мы обсудили с вами все вопросы”, “полагаю, можно подвести некоторые итоги” и т. д. в крайнем случае, обратитесь к спасательной фразе: “у меня назначена встреча (совещание, доклад, интервью и т. д.) на … часов. сожалею, что вынужден закончить разговор”. постарайтесь не проявлять нетерпения, сохраните у собеседника хорошее впечатление о себе.

психологические тесты , что при общении по телефону его участники устают гораздо быстрее и больше, чем при обычном разговоре. [4] поэтому телефонное общение в бизнес – сфере следует дозировать в разумных формах и пропорциях.

другой, не менее важной частью бизнес этикета, является составление служебных документов и ведение деловой переписки. один из западных бизнесменов как-то заметил: “каждый, кто занимается бизнесом, должен помнить, что написанное слово – это ваше лицо и лицо вашей фирмы. слово, употребленное не к месту, может погубить торговлю, разрушить доверие служащего к вам. составление письма или служебной записки так же важно, как и составление  калькуляции”. рон теппер, автор популярной в сша книги “как овладеть искусством делового письма”, отмечает, что хорошие служебные документы – это произведения искусства. [2] а шедевры, как известно, не за несколько минут. люди, прекрасно владеющие слогом и искусством деловой беседы, нередко оказываются перед необходимостью составить тот или иной документ. причина тому – формализованность служебной документации, требующая лаконичности, четкости, односложности языка. документы не должны быть перегружены словами, ненужными речевыми оборотами. максимум информации при минимуме слов – непреложное правило их составления.