Как правильно отвечать на электронные сообщения

• Чтение электронных сообщений
• Адресаты
• Правила ответа на электронное сообщение
• Проверка ответов
• Ограничения электронных сообщений
• Источники

Электронные сообщения - важная часть деловой и личной жизни; но иногда люди игнорируют правила этикета при использовании электронных устройств. Вы можете научиться писать ответы на электронные сообщения в деловой сжатой манере, что поможет вам в общении с клиентами, коллегами и друзьями.

Чтение электронных сообщений

Перед ответом внимательно прочитайте все сообщения.

Никогда не отвечайте на первый вопрос, не прочитав остальные.

Определите стиль электронного сообщения.

Если это официальный стиль, тогда и отвечать нужно в том же стиле.

• Постарайтесь ответить в нейтральной форме, даже если сообщение является агрессивным или грубым. В электронном сообщении намного сложнее определить эмоции, чем при телефонном звонке.

Обратите внимание, когда было отправлено сообщение.

Постарайтесь отвечать на важные сообщения в течение 24 часов.

• Используйте опцию маркировки электронных сообщений, чтобы упорядочить их во входящих по приоритету.

Перед ответом прочитайте сообщение еще раз.

Более непонятные или запутанные сообщения прочитайте 3-4 раза.

• Если содержание сообщения не совсем понятно и у вас есть возможность позвонить человеку, поднимите трубку и сделайте это. Иногда один короткий телефонный звонок поможет выяснить все вопросы.

Адресаты

Обратите внимание, кому отправляете копию.

Вы должны ответить всем. Помните, что менеджеры и другие отделы увидят ваш адрес электронной почты.

• Чем больше людей указаны в качестве адресатов в поле "копия", тем более осторожны вы должны быть при отправке ответа. Если вы были указаны в таком поле, по всей вероятности, вам не надо отвечать.

.......